Введение
Эта статья адресована строительным заказчикам и генеральным подрядчикам, которые хотят наладить цифровую приемку работ от субподрядчиков с помощью облачных и мобильных программных решений. Однако у них возникают вопросы о юридической силе и легитимности такого взаимодействия с исполнителями через информационную систему. Мы рассмотрим эти вопросы на примере использования программного продукта «СтройКонтроль» для цифровизации строительного контроля.
Когда требуется юридическое подтверждение?
Какие процессы взаимодействия с субподрядчиками требуют юридически значимого подтверждения? Прежде всего это предписания, подтверждение выполненных объемов работ, оформление и подписание исполнительной документации и т.д. Потребность в юридической значимости при исполнении этих процессов часто вызывает желание перевести все взаимодействие в документы в виде файлов и подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Однако на практике этот процесс может быть обременительным: УКЭП есть лишь у директора компании, и, возможно, у ключевых сотрудников субподрядчиков. Представив затраты на организацию электронного обмена УКЭПами для всех участников, компании часто задумываются: «А точно ли это необходимо? Мы ведь и по старинке работаем неплохо».
В результате многие компании решают использовать программные продукты только для внутренних нужд или ведения записей, упуская огромные возможности цифровизации. Однако есть способы повысить эффективность, не погружаясь в бюрократию. Давайте рассмотрим примеры из практики, как заказчики и генподрядчики преодолевают эти вызовы и успешно внедряют цифровые решения.
Примеры из практики
Крупные застройщики Москвы и Санкт-Петербурга: цифровая фиксация и обработка замечаний
Для крупных застройщиков Москвы и Санкт-Петербурга, которые ежегодно вводят более 200 тыс. кв.м. жилья, цифровизация строительного контроля стала инструментом повышения эффективности взаимодействия с субподрядчиками. Процесс построен следующим образом: инженер строительного контроля фиксирует нарушения в информационной системе и назначает ответственным исполнителем сотрудника субподрядной компании. Для каждого исполнителя создается отдельная лицензия пользователя под субподрядчика. Когда назначенный сотрудник получает уведомление на электронную почту или в мобильное приложение, он может устранить нарушение и обновить статус в системе.
Этот процесс организован без использования УКЭП благодаря юридически корректному включению программы в договорные отношения. Уже заключенные договоры дополняются соглашениями, а с новыми субподрядчиками необходимое электронное взаимодействие прописывается сразу. Успешная реализация такого подхода требует централизованного управления и тесного сотрудничества профильных отделов (юридического, закупок и других). При этом в договоре фиксируются обязательства по использованию конкретной программы для выполнения работ, приемки и устранения нарушений, что позволяет обеспечить прозрачность и эффективность взаимодействия.
Конечно, случаются ситуации, когда субподрядчики не выполняют свои обязательства в срок. В таких случаях застройщики используют функционал программы для автоматического генерации предписаний, которые затем можно распечатать или подписать электронной подписью и направить субподрядчикам, запуская стандартный юридически значимый процесс.
Генподрядчик в Екатеринбурге: автоматизация претензионной работы
Для екатеринбургского генподрядчика, строящего около 300 тыс. кв.м. многоквартирных домов, ключевой задачей стало автоматизировать претензионную работу. Инженеры строительного контроля фиксируют нарушения и назначают субподрядчиков ответственными за их устранение. Если нарушение не устранено в срок, оно автоматически становится просроченным, и процесс переходит в претензионную работу.
Процесс автоматизации заключается в том, что система формирует готовые к печати и подписанию претензионные документы, что заметно упрощает претензионную работу. Теперь специалисту нужно лишь скачать, распечатать и отправить претензии нарушившим субподрядчикам. До внедрения системы этот процесс был трудоемким: каждую претензию приходилось оформлять вручную, а их порой десятки и даже сотни.
С помощью цифровизации генподрядчик смог повысить дисциплину среди субподрядчиков, обеспечив выполнение работ на объектах с минимальными задержками. При этом заключение дополнительных соглашений или использование УКЭП не понадобилось — бумажный формат предписаний используется лишь для крайней необходимости.
Промышленный заказчик с объемом капитального строительства более 100 млрд рублей: цифровизация приемки и сдачи работ
В крупных промышленных компаниях, где собственный генподрядчик выполняет большинство работ, цифровизация часто внедряется за счет внутренних регламентов и политической воли руководства. Такие заказчики могут «включить рычаги» для активного использования ИТ-решений, включая программы для цифровой приемки работ.
Особое внимание уделяется подготовке и сдаче исполнительной документации в надзорные органы, для чего важно обеспечить полную комплектность документации и соблюсти порядок согласований. Пример из практики: крупный заказчик запустил в информационной системе электронную приемку работ. Субподрядчик заявляет объем выполненных работ в виде электронной заявки, которая фиксируется в журнале. Далее идут процессы согласования, приемка, формирование исполнительной документации, ее согласование и подписание.
Процесс нацелен на максимальное снижение бумажного документооборота. Цифровые следы сохраняются при каждом действии, что повышает прозрачность и ускоряет взаимодействие. Этот пример показывает, что крупные заказчики, имеющие четкое понимание своих процессов и готовность инвестировать в их улучшение, могут эффективно использовать цифровизацию для повышения качества контроля.
Выводы и рекомендации
- Не обязательно использовать УКЭП для каждого этапа. В ряде случаев достаточно закрепить электронное взаимодействие в договоре. Это позволяет упростить работу и избежать высоких затрат.
- Определите приоритетные процессы для цифровизации. Например, претензионная работа или управление замечаниями могут стать отличным стартом. Такие шаги заметно повысят дисциплину среди субподрядчиков и создадут более прозрачные процессы.
- Централизуйте управление процессом цифровизации. Создание структурированной системы для сопровождения таких решений требует вовлечения юридических, закупочных и ИТ-отделов. Регулярные согласования и контроль важны для поддержания дисциплины и соблюдения договорных обязательств.
- Создавайте стимулы для субподрядчиков. Электронное взаимодействие выгодно субподрядчикам, так как снижает бумажный документооборот и делает процессы отчетности более прозрачными. Четкие стимулы, такие как снижение времени на устранение нарушений и удобство работы с информацией, способствуют внедрению цифровых решений.
Таким образом, грамотная организация взаимодействия в информационной системе позволяет строительным компаниям получить максимальные выгоды от использования облачных и мобильных программных продуктов. Это дает возможность выстраивать внутренние процессы более эффективно, снижая затраты времени и усилий на документооборот и повышая общую прозрачность и эффективность строительного контроля.
