Для большинства субподрядчиков проблема исполнительной документации — это не только бумажная работа. Главная сложность в том, что нагрузка на ПТО распределяется крайне неравномерно.
В обычном режиме команда из 3–5 инженеров справляется с текущими задачами. Но перед закрытием объёмов и сдачей работ генподрядчику нагрузка резко возрастает: нужно одновременно собирать журналы, формировать акты, проверять исполнительные схемы и готовить комплекты ИД для получения оплаты.
Именно с такой задачей к нам обратился один из первых клиентов модуля «Исполнительная документация» платформы «МРС Строительство» — субподрядчик в сфере специального монтажа с оборотом более 500 млн ₽ в год.
Контекст и ситуация
Компания работает сразу на нескольких объектах. В течение большей части проекта ПТО функционирует в штатном режиме, однако перед этапом сдачи работ возникал регулярный перегруз.
По словам команды, в отдельные месяцы объём задач становился таким, будто работу должны выполнять не 3–5 инженеров, а полноценный отдел из 10 человек. Основные проблемы были типовыми:
- журналы работ частично велись вручную и дорабатывались перед сдачей;
- акты АОСР и АОСК собирались из шаблонов с постоянным копированием данных;
- инженеры тратили большое количество времени на проверку реквизитов, дат и вложений;
- подготовка полного комплекта ИД превращалась в отдельный проект внутри проекта.
В результате команда ПТО в пиковые периоды практически переставала заниматься текущим контролем и переключалась только на подготовку документации для сдачи генподрядчику.
Точка входа
Компания начала с одного объекта и одной задачи — сократить объём ручной работы при подготовке исполнительной документации.
Внедрение заняло около 2,5 недель. Инженеры ПТО прошли базовый инструктаж и начали вести журналы непосредственно в системе. На первом этапе подключили:
- электронные журналы работ;
- автоматическое формирование АОСР и АОСК;
- централизованное хранение исполнительных схем и вложений;
- шаблоны документов с автоматическим заполнением данных.
Что изменилось за первые месяцы работы
Главное изменение — подготовка ИД перестала быть отдельным «авральным» процессом перед сдачей.
Инженеры начали вести журналы по ходу выполнения работ, а не восстанавливать информацию задним числом. При формировании актов система автоматически подставляет данные из журналов, что существенно сокращает количество ручных операций.
По оценке команды, особенно заметный эффект появился именно в пиковые периоды. Вместо постоянного копирования данных между шаблонами инженеры сосредоточились на проверке комплектности и качества документов.
Также упростилась работа с повторяющимися комплектами: структура документов и шаблоны уже настроены и не требуют пересборки на каждом объекте.
Практический эффект
До внедрения инженеры ПТО тратили в среднем около 3 часов в день на ручной ввод данных, подготовку актов и проверку комплектов ИД.
После перехода на цифровое ведение исполнительной документации этот объём сократился примерно до 45 минут в день.
Для команды из 5 инженеров это даёт около 2 660 высвобожденных часов в год — эквивалент примерно 1,6 дополнительных ставок без расширения штата.
Для субподрядчика основной эффект оказался не только в экономии времени, а в способности проходить пиковые нагрузки без срочного найма дополнительных сотрудников и без многонедельных авралов перед сдачей работ.
Важно отметить: показатели являются предварительной оценкой на основании первых месяцев эксплуатации системы и внутренних расчётов компании.
Следующий шаг
После завершения первого этапа компания подключила второй объект. Перенос настроенных журналов и шаблонов занял один рабочий день.
Сейчас команда рассматривает дальнейшую автоматизацию процессов строительного контроля и взаимодействия с генподрядчиком.
Узнайте подробнее о возможностях модуля “Исполнительная документация” на нашем сайте по ссылке.
